La palabra proyecto es un concepto que define algo muy genérico y según comparten la mayoría de los expertos, simplemente tiene que ver con la planificación y ejecución de una idea. Todos los proyectos comparten una serie de actividades, que guardan interrelación entre sí, y por tanto otra posible definición de proyecto que surge basándonos en esto, puede girar entorno a esta idea: el conjunto de actividades en sí lo que se denomina proyecto.
Dicho esto, quizá alguno puede que este pensando que existen muchos tipos de proyectos, según concibamos una definición u otra. Existen cientos de áreas donde podríamos aplicar el concepto de proyecto:
Si somos estudiantes, un proyecto podría ser un trabajo que nos invitan a realizar en una asignatura, o incluso, una investigación a llevar adelante en un departamento de la Universidad. De hecho, a la última asignatura en muchas carreras se la conoce como “proyecto de fin de grado” (o proyecto de fin de estudios en general), dando a entender, que en esencia, lo que estamos haciendo es llevar al papel y a la práctica una idea que hemos ido incubando a lo largo de nuestros años estudiantiles.
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Intentando identificar qué es un proyecto y los tipos de proyectos que podrían existir
A nivel profesional, los proyectos se tornan incluso aún más reseñables. El caso más común se suele dar en las ramas de la ingeniería, donde los proyectos se suceden de manera regular. De hecho, el Project Management Institute, como una de las instituciones principales en lo relativo a creación de proyectos, gira principalmente alrededor del área industrial (aunque en el fondo no se reconozca, y se planteen abiertos a cualquier rama).
Pero un proyecto puede ser una película, la creación y puesta en marcha de un negocio, y en definitiva, un sinfín de ejercicios que toda persona tenga en mente llevar a cabo. Es importante saber por tanto, que donde haya una idea, hay un proyecto. Así de simple.
Pero según el PMI, un proyecto tiene una peculiaridad que no tienen todas las actividades programadas: todo proyecto tiene, como mínimo, una planificación, una ejecución y una entrega o cierre. Aquellas ideas que se repitan de manera recurrente, no se considerarán proyectos.
Vamos a poner ejemplos de proyectos y de lo que no lo son
Imaginemos que llegamos a una nueva ciudad y a una nueva vida en una casa nueva con un compañero. Hasta la fecha, no habíamos tenido la necesidad de ir a comprar al supermercado, porque vivíamos en casa de nuestros familiares y eran ellos los encargados de realizar esta compra.
En el momento en el que empezamos a analizar, qué necesidades de alimentos tenemos, empezamos a elaborar la lista de la compra, a investigar cuales son los supermercados que existen por la zona, a comparar los precios entre unos y otros, el medio de transporte que vamos a utilizar para llevar la compra, etc. En suma, todas aquellas pequeñas actividades que tienen que ver con el hecho (o la idea), de que tenemos que llenar la nevera y despensa con los alimentos de la semana, se consideran partes de un proyecto.
Ahora bien, una vez hicimos esto en nuestros primeros días de estancia, tras conseguir el objetivo (es decir, haber llenado la nevera y la despensa), las sucesivas veces, que se repita esta acción, ya no se consideraría un proyecto. Ir a hacer la compra (con toda la operativa que diseñamos durante la creación del proyecto), ya sería una actividad más en nuestra rutina semanal. Pero el proyecto, que involucraba, esa planificación y análisis ya se cerró.
Entendiendo las modificaciones como partes de un proyecto
Si por algún motivo, queremos plantearnos modificaciones, por ejemplo, en vez de ir a comprar en coche preferimos comprar un carrito e ir andando más veces a la semana, entonces el hecho de realizar las modificaciones que incluyen analizar los diferentes modelos de carritos, detectar las mejores horas para ir a comprar, se podría volver a considerar un nuevo proyecto de actualización del proyecto original.
Obviamente, la línea es muy fina entre la diferencia entre proyecto y actividad. Técnicamente introducimos modificaciones a diario por eso, puede resultar extremadamente difícil definir con certidumbre que diferencia hay entre un proyecto y lo que no. Pero en conclusión, todas aquellas actividades que se ejecuten de manera repetitiva, con nulas o mínimas modificaciones entre una ejecución y otra, no son proyectos.
Desglosando todos los tipos de proyectos según diferentes parámetros de clasificación
No existe consenso alguno en la forma de listar los diferentes tipos de proyectos. Sería muy pretencioso hacerlo, dado que las posibles ideas para empezar un proyecto pueden ser de una índole tan dispar, que intentar clasificarlas en una rígida estructura, podría ser una labor totalmente titánica.
Aun así algunos expertos han intentado hacer algunas clasificaciones. Por ejemplo, el caso de Carlos Parodi en su libro “Gerencia social. Diseño, monitoreo y evaluación de proyectos sociales” propuso esta clasificación de dos tipos de proyectos:
- Proyectos públicos: todo proyecto orientado a mejorar la calidad de vida de la población en general. Generalmente son los gobiernos y las organizaciones sin ánimo de lucro, las que se encargan de estos proyectos, aunque a veces las compañías en su afán de crear Responsabilidad Social Corporativa, pueden acometer este tipo de proyectos.
- Proyectos productivos: aquellos proyectos que tengan en mente algún tipo de rentabilidad, principalmente económica, sea de una manera directa o indirecta, podrían considerarse de esta índole. Siempre podría argumentarse que en el fondo, todo en la vida tiene una repercusión económica. Pero siempre y cuando todo se pueda (y deba) valorar con números y sacar unas estimaciones, de cuánto se ganaría, o cuánto se ahorraría con esta acometida, podría clasificarse en este apartado.
Como puede observarse, muchos otros tantos proyectos podrían quedarse fuera de esta clasificación. Por ejemplo, un proyecto científico, podría ser ambos al mismo tiempo y por ende, no sería clasificable propiamente.
Lo mismo ocurre con proyectos mixtos: aquellos que promueven algo en sentido productivo, pero el objetivo es público, por el bien común, como es el caso de los proyectos de inversión social.
Otras clasificaciones para los tipos de proyectos conocidos
Como decíamos al principio, si nos metemos en diferentes áreas como vamos a ver a continuación, los tipos de proyectos podrían clasificarse de manera más conveniente.
Ejemplos de proyectos en el entorno de las Tecnologías de la Información.
Uno de los ejemplos de proyectos que más relevancia cobra en el entorno empresarial, suele el de Tecnologías de la Información dado que todo se mueve, por proyectos. Ya sea a nivel interno o a través de una empresa externa que se encarga del mismo, los tipos de proyectos se suelen englobar según el área tecnológica que trata de mejorarse:
- Aseguramiento de la calidad y las buenas prácticas del negocio
- Planificación del entorno de redes
- Selección de las marcas y los servicios que se van a usar
- Operaciones de atención al cliente
- Seguridad y protección
- Mantenimiento y actualización del equipamiento informático
Clasificando los tipos de proyectos por su naturaleza
Otra forma muy ingeniosa de organizar los tipos de proyectos, es por la naturaleza de los mismos. Según nos propone Obeng en “All Change!: The Project Leader’s Secret Handbook”, existen varios tipos de proyectos que se estructuran en dos ejes principales: el eje del saber y el eje del hacer.
Por tanto existen cuatro posibles opciones:
- Cuando no sabemos cómo hacerlo y no sabemos qué queremos exactamente (o si seremos capaces de alcanzarlo). En este caso, nos encontraríamos ante un proyecto de investigación. Aunque en el fondo, todo proyecto se base en unas presuposiciones, en este tipo de proyectos, el objetivo no tiene por qué estar tan claro y definido como en las otras opciones
- En caso de que tengamos un buen corpus de conocimiento, pero no sepamos que necesitamos exactamente estamos en un proyecto de innovación. Por ejemplo, ya sabemos construir casas, pero nos gustaría hacer casas más eficientes energéticamente hablando. No sabemos si seremos capaces de conseguir este objetivo, pero si tenemos herramientas para empezar a probar.
- Cuando sabemos lo que queremos, pero no tenemos claro como vamos a conseguirlo, lo que estamos haciendo es entrando en una aventura. En este caso hablamos de un proyecto de descubrimiento. Por ejemplo, Cristobal Colón sabía que necesitaba encontrar una ruta nueva para el comercio con “las indias”, pero no tenía claro si realmente yendo por otro camino fuera de lo común, sería capaz de encontrar esta ruta más rápida o segura. Al final se dio de bruces con un continente nuevo intermedio antes de llegar a su objetivo porque en el fondo, no tenía conocimiento previo. Pero si hubiera llegado a la India, simplemente hubiera descubierto una ruta nueva.
- Finalmente, cuando sabemos lo que queremos y sabemos como hacerlo, entonces estaríamos hablando de un proyecto de desarrollo. Muchas veces se confunden los proyectos de desarrollo con los de descubrimiento, dado que podrían infravalorarse los conocimientos previos con los que contamos.
¿Cuáles son las fases de un proyecto más importantes?
Si hay algo que comparten todos los especialistas en la gestión y creación de proyectos, son las fases de un proyecto. Aunque pueden existir pequeñas variaciones en las que se incluyen más o menos etapas, aquí vamos a tratar de explicar los aspectos más relevantes sobre las 5 partes de un proyecto que nos propone el Project Management Institute.
Las 5 partes de un proyecto según el Project Management Institute
Dependiendo de la perspectiva que tomemos para analizar el número de fases que un proyecto debe tener, es posible que de manera rápida lleguemos a conclusión que 3 o 4 fases serían más que suficientes.
Según la metodología Scrum o de desarrollo ágil de proyectos, sería posible alcanzar un nivel de trivialidad en el que equiparáramos un proceso a un proyecto completo y este contase solo de 3 sencillas fases iteradas en bucle:
- En espera (y planificación)
- En proceso (y ejecución)
- Finalizado.
El tema es que como hemos comentado anteriormente, según el PMI las partes de un proyecto tienden a ir correlacionadas al hecho de que las características de un proyecto suelen ser más ambiciosas que está visión tan simplista.
Por ello, la propuesta en el PMBOK refleja las 5 fases de un proyecto o grupos de procesos es la siguiente:
- Fase de iniciación
- Fase de planificación
- Fase de ejecución
- Fase de monitorización y control
- Fase de cierre
A continuación vamos a explicar con más detalle cada una de estas fases de un proyecto
1. La fase de iniciación
Es posible pensar que la fase de iniciación y la fase de planificación podrían ir unidas de la mano sin la necesidad de subdividirlas en dos fases individuales. El tema es que según propone el PMI, avanzar a la fase de planificación es un compromiso bastante grande (que suele dar lugar a través del acta de constitución o project charter) dado que una vez nos encontremos en la siguiente fase, el trabajo que se debe ejecutar será bastante costoso y es un compromiso que el equipo debe adquirir y plantearse seriamente antes de aceptarlo.
En la fase de iniciación encontramos el famoso Business Case o Caso de Negocio, también conocido como Plan de Negocio, y también tenemos la oportunidad de identificar a los Interesados o Stakeholders del proyecto. En el momento en que el acta queda firmada, el proyecto pasa al Project Management Office u oficina de proyectos y el tiempo y los recursos de una organización empiezan a consumirse. Es por esto, por lo que, pese a ser una fase muy simplista, cobra una importancia crucial: divide al proyecto entre el estado de “no iniciado” e “iniciado” (una vez haya entrado en la fase de planificación)
2. La fase de planificación
El objetivo de esta fase es crear el grandilocuente “Plan para la dirección del proyecto”, un documento muy completo que en teoría, guiaría todo y cada uno de los procesos durante la ejecución como si fueran las partes de una marioneta.
El plan para la dirección de proyectos, es en el fondo una agrupación de planes de dirección en diferentes áreas. Por eso encontramos los siguientes 9 planes que en su conjunto, forman es “Project Management Plan” que acabamos de mencionar:
- Plan de gestión del alcance
- Plan de gestión del cronograma
- Plan de gestión de los costos
- Plan de gestión de la calidad
- Plan de gestión de los recursos
- Plan de gestión de las comunicaciones
- Plan de gestión de los riesgos
- Plan de gestión de las adquisiciones
- Plan de gestión de los interesados (o stakeholders)
Una vez el PMP esta listo y preparado para ser llevado a la ejecución llegamos al momento del “kick-off” que marca el inicio de la siguiente fase.
3. La fase de ejecución
En este punto simplemente es necesario llevar adelante todo lo planificado en el punto anterior. Los gestores del proyecto deben encargarse durante esta fase de actividades tales como:
- Crear el equipo y asignarles las tareas correspondientes
- Llevar a cabo las adquisiciones
- Asegurarse que todo fluye correctamente
- Introducir todas las herramientas y sistemas de medición que servirán como referencia para la siguiente fase de monitorización y control.
- Encargarse del apartado administrativo y burocrático que suele ser parte imprescindible cuando se trabaja con semejante grado de precisión
En la gestión de proyectos, se hace muchísimo hincapié en el apartado del equipo humano. Hay que tener en cuenta, que la principal diferencia entre “Dirección de Producto” y “Dirección de Proyecto”, se encuentra en las actividades. El producto tiene requisitos y el proyecto tiene actividades. Y las actividades, las desarrollan personas. Por ende, el eje central de todo proyecto, son las personas.
4. La fase de monitorización y control
Podríamos decir, que esta fase, no es una fase propiamente dicha, pero el PMI a través de su PMBOK ha decidido separarla conceptualmente pese a que en el fondo, confluye de manera concurrente a la fase de ejecución.
La necesidad de esta separación es que en cierto grado, el Director de Proyectos, debe abstraerse eventualmente del día a día en la gestión del proyecto, para analizar qué tal va la cosa con cierta perspectiva.
En la fase de planificación se desarrollan una serie de elementos, tales como las líneas base, que permiten establecer un marco de referencia para entender qué tal va el proyecto, con relación a diferentes variables: en el tiempo, en los costes y en el alcance. Gracias a los sistemas de medición implementados en la fase de ejecución, podremos saber, si el proyecto se está desviando en presupuesto, si se está tardando más de lo esperado o si estamos cumpliendo con las prestaciones previstas para el producto.
Además, en esta fase no solo se mide el nivel de completitud, sino que se analizan otras variables como la calidad, y se desarrolla una actividad sumamente importante: actualizar el plan de dirección de proyectos cuando fuera necesario. Hay que entender que rara vez, por no decir, nunca, un proyecto se lleva a cabo con la precisión definida en el plan de dirección. Pero esto no quita que nuevas rutas deban ser definidas, y que el PMP deba seguir siendo fiel a la ruta que se debe seguir.
5. La fase de cierre
Similar a la fase de iniciación, esta es otra fase que solo pretende remarcar simbólicamente la finalización del proyecto y los procesos que esto conlleva.
En este apartado, no solo se hace un análisis en retrospectiva de lo que ha ocurrido con el objetivo de aprender y desarrollar nuevas buenas prácticas, sino que se tratan de atar todos los cabos sueltos con el objetivo de que al entregar el producto final al promotor o sponsor del proyecto, podamos asegurarnos que satisface las necesidades conforme a los criterios establecidos.
Similar a la fase de iniciación con su acta de constitución, en la fase de cierre, se llega a un informe final y a la transferencia del producto.
Algunos ejemplos de cómo hacer un proyecto
No existe mucha literatura específica sobre como hacer un proyecto, más allá de toda esta parte teórica que hemos estado comentando. Generalmente los equipos grandes suelen desarrollar documentaciones tan extensas y a veces, inconexas, que es difícil encontrar ejemplos de proyectos adecuados para descargar.
Primeros pasos: ¿cómo redactar un proyecto?
La mayoría de la gente que se pregunta cómo redactar un proyecto suele acabar dejando a un lado su idea y yendo por el camino fácil sin plantear un proyecto por escrito propiamente dicho.
Lo cierto es que si un proyecto no va a tener demasiada envergadura, embarcarse en una propuesta como la que ofrece el PMBOK puede ser titánica y poco útil. De hecho existen varias propuestas alternativas a la que aquí comentamos, como es el caso de las metodologías ágiles, que si bien el PMI sugiere que también tienen cabida, es posible desarrollarlas sin mucho papeleo de por medio.
A veces ocurre, que son los propios defensores del PMI los que abogan por seguir las pautas propuestas en la metodología PMP pero recortando las fases de un proyecto o haciéndolas más escuetas, pero manteniendo su estructura.
El problema que la mayoría se encuentra es: ¿por dónde podemos recortar? ¿como hacer un proyecto de ejemplo sin tener una referencia con la que guiarse? En esta plataforma vamos a intentar desmenuzar todo y cada uno de los apartados del proyecto, ofreciendo ejemplos de proyectos y plantillas de las diferentes partes de un proyecto para así poder simplificar toda la propuesta a aquellos que busquen esto.