¿Por qué merece la pena preparar un buen Business Case o Caso de Negocio?

Todo proyecto empieza con un documento nacido de una necesidad o una idea, que en el fondo, buscar satisfacer una necesidad y se refleja en el formato de un Business Case o Caso de Negocio conforme verémos en este artículo. Según el PMBOK las necesidades suelen ser de diferente índole pero por citar las principales, podríamos destacar:

  • Satisfacer una demanda de mercado o una demanda social
  • Necesidad que encuentra la empresa u organización
  • Requisitos de un cliente contacta con nosotros con un problema
  • Cuestiones ambientales: como avances tecnológicos, requisitos a nivel gubernamental, medioambiente, etc…

El caso de negocio es un documento que establece todas las premisas para establecer los criterios socio-económicos que darán validez a las necesidades creativas del proyecto.

Sea como sea, es de vital importancia hacer cierto hincapié en el desarrollo del mismo, con independencia de su extensión, dado que un plan Caso de Negocio podría dinamitar la esencia de un proyecto. Sea por ejemplo el caso de una tienda online que pretende vender productos que casi nadie necesita (o que ya están más que satisfechos por un centenar de alternativas), o una autopista que muy poca gente va a utilizar por que existen alternativas para circular viables (o porque el tráfico es simplemente insuficiente), todos estos factores suelen derivar de un mal Business Case y con un efecto de cascada, de una probable mala planificación de riesgos fruto de una mala estimación original.

¿Cómo hacer un caso de negocio en condiciones? Ejemplo de un Business Case

El Business Case se suele desarrollar justo antes de acometer cualquier proyecto. Si es nuestra empresa u organización la que pretende realizar el caso de negocio con el objeto de desarrollar un producto que quiere introducir al mercado, este debe realizarse justo antes de empezar con todas las fases de un correcto Plan para la Gestión de Proyectos.

En caso de que sea el cliente el que se ponga en contacto con nosotros, lo ideal es que venga ya con un Business Case en la mano, o este haya sido desarrollado incluso antes de las Peticiones (Proposals) RFP, RFI y RFQ (destacando especialmente la RFP que suele ser la más común especialmente en licitaciones gubernamentales).

Las 4 claves para escribir un buen Business Case

Aunque seamos conscientes de la importancia de este documento, dispongamos de una buena plantilla de Business Case y tengamos información de sobra para intentar trabajar un Business Case es necesario tener presente una serie de elementos que harán que esta propuesta tenga mayor sentido en su conjunto:

  1. Es importante que el documento sea lo más breve posible. Tenemos que centrarnos en ofrecer un contenido conciso, claro y sobre todo interesante, que merezca la pena ser leído, sin mucho relleno.
  2. Es interesante minimizar las conjeturas, las presuposiciones y sobre todo la jerga propia del sector. Hay que tener en cuenta que este documento puede ser leído por personas inter-industriales y esto podría provocar algunos malentendidos por una comunicación deficiente
  3. Generalmente un plan de negocio se elabora por una sola persona o al menos es solo una persona la que debe recopilar y escribir toda la información necesaria para el mismo. Hay que tener en cuenta que esta documentación debe ser lo más íntegra y correlacional posible y si existe varios autores, esto podría perderse.
  4. El objetivo es describir claramente esa necesidad y como afectará la misma al futuro. Hay que intentar demostrar los beneficios que el proyecto va a aportar, y sobre todo no intentar vender la moto con este documento. Contrario a lo que se piensa popularmente, un Caso de Negocio no es un documento requerido para solicitar financiación o buscar inversores. Para ello existen otros documentos mucho más apropiados que ofrecen una visión más peculiar sobre las características del proyecto que se pretende acometer y que no veremos en este artículo.

Elementos principales de un Caso de Negocio. Plantilla de un Business Case

Según PMBOK es necesario seguir una serie de apartados mínimos y recomendables para desarrollar un Caso de Negocio que sea acorde a las necesidades informativas del proyecto que se requerirán durante todo Plan de Dirección de Proyectos.

En primera instancia existen cuatro grandes grupos de elementos que se suelen incluir en un Business Case:

  1. Resumen Ejecutivo: un breve resumen que suele servir como introducción y visión general de la propuesta del negocio para el proyecto. Puede presentarse de manera independendiente al Caso de Negocio o incluso, como parta de una carta de presentación.
  2. Necesidades del negocio: identificación de los elementos clave que definen el proyecto
  3. Análisis de situación: en este apartado es donde se desarrolla todo la literatura que justifica de manera general la viabilidad del proyecto y establece el sustento para un análisis económico/financiero
  4. Evaluación Financiera: finalmente se miden los beneficios que entregará el proyecto a nivel financiero, basándonos en las propuestas establecidas en los anteriores apartados.

1. El resumen ejecutivo de un caso de negocio

Si el caso de negocio no es demasiado extenso, no es necesario incorporar un resumen ejecutivo, pero en caso que supere varias páginas de extensión lo ideal es crear este documento para realizar, un pequeño compendio de los elementos más destacables.

Simplemente se escogen los elementos principales del Business Case y se reflejan en un máximo de 1 página de extensión, haciendo halago al nombre de resumen que recibe. Este suele ser el primer documento que se lee a la hora de seleccionar una propuesta para desarrollar un Plan de Dirección de Proyecto por lo que la información incorporada en este debe ser cuidadosamente seleccionada para reflejar lo más relevante.

2. Necesidades de Negocio: Definición del Proyecto

Aquí se incorporan los elementos generales que definen en sí al proyecto:

  • Objetivos del negocio: qué motiva a su desarrollo
  • Identificación del Alcance del proyecto así como el impacto y sus interdependencias.
  • Organización del proyecto y análisis de recursos
  • Detección de los stakeholders o interesados

3. Análisis de situación

Sembradas las bases de aquello que motiva al proyecto y que podría hacerlo viable, a continuación se ofrece un análisis previo al inicio del proyecto que en gran medida permite poder hacer una estimación algo más objetiva que la simple literatura que deja entrever si el proyecto será realmente viable.

Los apartados que suelen descomponer una plantilla de caso de negocio o business case en este bloque son:

  • Beneficios y Limitaciones del Proyecto: aquí intentamos responder al porqué de la necesidad de desarrollar un proyecto para el caso de negocio dado.
  • El Outline Plan o boceto del Plan: Aquí se definen a un alto nivel, posiblemente incluso como un esquema, las estrategias y objetivos que se van a tener que llevar a cabo para llevar e proyecto a buen cauce
  • Análisis de Mercado: aquí es donde se lleva a cabo utilizando fuentes estadísticas públicas y otros Benchmarks del sector, un análisis de como podría desarrollarse el negocio propuesto en el caso.
  • Análisis de Riesgos: Es muy común utilizar un esquema DAFO para realizar el análisis de Riesgos en los Casos de Negocio. Es un mecanismo muy visual, para entender a que nos enfrentamos y cuales serán los retos que será necesario superar para alcanzar los objetivos propuestos.

Uno de los problemas más comunes que se suele encontrar en este apartado de análisis de situación, es la sobreestimación de las propuestas: mercados más grandes de lo que realmente son, menores riesgos de los que hay, más oportunidad de la que realmente existe y unas necesidades de recursos muy inferiores a las que realmente harán falta.

Este “optimismo” puede deberse a varios errores de sobreestimación:

  • Necesidades de financiación: presentar una imagen optimista para convencer a personas de la viabilidad del proyecto
  • Negación de la realidad: a veces la coyuntura nos obliga a tener que ejecutar un proyecto dado que en otro caso, es posible que nos quedemos parados sin nada a la vista durante varias semanas
  • Altas expectativas: a veces, surgen algunas ideas que generan un alto nivel de expectativas en el entorno y todas las señales parecen validar la propuesta. Un buen ejemplo fue el proyecto Google Lens que parecía que revolucionaría la industria y al final quedó como un gadget de segunda.

Aunque la tentación sea grande, es importante no dejarse llevar por estos errores, dado que existe un factor que pocas veces sopesamos, y es un claro indicador de que una mala estructuración de un Caso Negocio solo lleva a un camino equivoco: desestimar la importancia del coste de oportunidad. Es decir, el tiempo que perdemos en ejecutar un proyecto mal planteado es tiempo que ya no podremos invertir en otro proyecto mejor planteado.

Si perdemos 1 año creando un proyecto que se inicio con un Business Case es mucho peor, que habernos quedado 1 o 2 meses sin hacer nada esperando a que llegase un proyecto mejor, y que a la larga, en esos 10 meses de diferencia, pudiéramos recuperar con creces ese pequeño tiempo perdido gracias a estar involucrados en una propuesta mucho más rompedora.

4. La evaluación financiera es la guinda del pastel de todo Business Case

Si hemos hecho bien nuestro trabajo en los dos puntos anteriores, podremos utilizar los datos numéricos para estimar, de una manera aproximada los datos financieros y el beneficio económico que reportará el negocio propuesto en el caso.

Existen varios métodos de evaluación financiera según nos sugiere el PMBOK (Apartado 1.2.6.4), siendo algunos muy simples y otros algo más complejos. Dependiendo del tamaño de la propuesta merecerá la pena usar uno u otro método de evaluación:

El Retorno de la Inversión (Return of Investment o ROI) y el Plazo del Retorno de la Inversión

Suele ser el tiempo que tardaremos en recuperar la inversión, gracias al proyecto. Si la inversión es de 100 mil euros, y en el primer año recuperamos 40 mil y en el segundo 60 mil gracias aun crecimiento esperado, el ROI será de 2 años. Muchos negocios se escogen maximizando el ROI por motivos obvios

Valor Actual, Valor Actual Neto y Tasa Interna de Retorno

Si somos capaces de estimar los flujos de caja en diferentes niveles (Net Cash Flow, Free Cash Flow, etc…), podremos estimar el VA, el VAN y el TIR para los diferentes interesados en la empresa. Para el que pone el dinero y pretende que le sea devuelto de la misma forma, el dato más importante es el Net Cash Flow.

Rara vez un inversor tiene estas pretensiones. Generalmente el objetivo de todo inversor es incrementar su patrimonio neto, y por tanto, lo que se busca es el Equity Cash Flow.

Pero para el Director de Proyectos, que generalmente no tiene control sobre la financiación, el dato más importante es el Free Cash Flow, dado que en el fondo, es el que demuestra su capacidad de llevar a cabo y gestionar un proyecto (especialmente a través de las fases de Ejecución y Control/Seguimiento).

No vamos a entrar en detalle de como calcular los diferentes tipos de Cashflow y vamos a sobreentender que ya tenemos uno de los tres tipos calculados (generalmente el Net Cash Flow es el más fácil dado que es la diferencia en el apartado de Cash de un Balance de Situación entre un año y el siguiente).

Con este dato, y el importe total de la inversión podremos calcular:

  • Valor Actual: la formula se calcula solo con los datos de Cashflow y el objetivo es entender cuanto dinero se va a ganar (o perder) dadas unas condiciones de mercado (un tipo de interés estimado)
  • El Valor Actual Neto: es más interesante que el VA dado que incorporamos el dato de la inversión. Con este dato de inversión podremos entender cuanto “vale” esa inversión en caso que la ubicáramos en este proyecto en cuestión. Para ello simplemente restamos al VA el importe de la inversión y si el resultado es positivo, sabremos que estamos ante un proyecto rentable
  • La tasa interna de retorno (TIR) o Internal Rate of Return (IRR), se calcula como una derivada del VAN solo que la variable es la tasa de interés. En vez de fijar nosotros una tasa de interés y ver si con dicha tasa, el proyecto es competitivo, con la fórmula del TIR, sabremos que tasa de interés (o tasa interna de retorno) estará ofreciéndonos el proyecto. Si comparamos esta tasa con la tasa de interés del mercado podremos saber si está por encima o es inferior y así podremos invertir de acorde al riesgo que asumimos.

¿Existe la posibilidad de desarrollar un caso de negocio con el software apropiado?

Realmente el software necesario para desarrollar un Business Case no tiene porque ser demasiado avanzado. Con un documento en Microsoft Word o Google Docs, y unas hojas de cálculo en Google Spreadsheets o Microsoft Excel será suficiente. Siempre podremos apoyarnos en otras herramientas que nos faciliten el desarrollo de diagramas o gráficos como PowerPoint o Google Charts.

No hay que confundir el desarrollo de un Caso de Negocio o Business Case, con el desarrollo de un Plan de Dirección de Proyectos: en el primer caso, nos encontramos ante un documento de muy alto nivel que trata de analizar una propuesta para ver si es viable y validable.

En cambio el Plan de Dirección de Proyectos, presupone en gran medida que este Business Case ya ha validado la idea, y desarrolla todo el proceso de creación del proyecto. En caso de que la idea estuviera mal validada, es posible que el PMP lo detecte, pero no es condición necesaria y como indicábamos en el punto anterior, existe una gran posibilidad de que se derrochen muchos recursos por este error.

Por ello, la diferencia con el software para un caso de negocio es importante: en un PMP se pueden requerir varias herramientas muy potentes que gestionen todos los aspectos del proyecto, mientras que en el Business Case no es necesario tanto nivel de control, sino dedicar más tiempo a la investigación como principal herramienta clave.