Según el PMBOK del PMI (apartado 4.1), el project charter o acta de constitución del proyecto es uno de los primeros documentos que se desarrolla a partir del momento que empezamos a plantear el proyecto.
Concretamente este formulario se encuadra dentro de la Gestión de la Integración del Proyecto en el apartado 4.1 según la guía PMBOK.
Índice de Contenidos
¿Qué es un Project Charter? Definición del acta de constitución
Por definición, el project charter es un documento que describe el proyecto íntegramente pero a muy alto nivel, incluyendo cuales son los objetivos, los interesados (stakeholders), y quien llevará a cabo las acciones necesarias para dirigirlo a buen cauce.
Según la metodología del PMI, se considera uno de los ingredientes más importantes dado que se utilizará como referencia durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Hay que tener además en cuenta, que el objetivo del project charter, es empoderar al director de proyectos y disponer de un único documento que sintetice la esencia del proyecto. Es el único elemento de un Plan de Gestión de Proyectos que no se modifica ni una sola vez firmado por todas las partes implicadas y esto permite en gran medida, que toda la propuesta intente ceñirse al mismo desde el inicio hasta el final del proyecto.
Características y significado del Acta de Constitución de un proyecto
Los elementos clave que dan significado a un project charter son:
- Razones y beneficios para llevar a cabo el proyecto
- Objetivos a alcanzar por el proyecto y requisitos principales del producto.
- Lista de los principales stakeholders (interesados en el proyecto)
- Cuáles son los límites del proyecto y la definición del alcance
- Breve análisis de los principales riesgos del proyecto
- Detección de los principales hitos durante la consecución del proyecto
- Una breve explicación de todas las suposiciones, restricciones y dependencias
Vamos a plantear un project charter de ejemplo siguiendo la dinámica en la que se fundamenta esta memoria orientada al proyecto establecido en los apartados introductorios.
¿Qué información necesitamos para crear un acta de constitución del proyecto?
Antes de lanzarnos a crear una plantilla de project charter, es importante saber qué información tenemos que recabar para poder llevar a cabo este trabajo satisfactoriamente.
- Documentos de negocio: por un lado necesitamos el Caso de Negocio o Business Case el cual nos permite entender una serie de elementos primordiales para evaluar el alcance del proyecto y demás variables que se deben redactar de manera escueta a lo largo del project charter.
- Acuerdos: aquí se incluyen elementos tales como los MOU (Memorandos de Entendimiento o Memorandums of Understanding), y los SLA (Service Layer Agreement, acuerdos de la capa de servicio) conforme a las necesidades prácticas del proyecto
- Factores Ambientales de la Empresa: como suele ocurrir generalmente en todo proyecto fomentado por el Project Managament Institute, los FAE que incluyen estándares de la industria, condiciones del mercado, cultura de la organización entre otros, suelen aparecer en la creación de la mayoría de los documentos. Esto podría considerarse un know-how de todo buen Jefe de Proyectos o algo que debe adquirirse consultando o a través de la experiencia.
Esta es la plantilla de Project Charter de ejemplo que vamos a utilizar
Lo ideal es que un acta de constitución del proyecto no sobrepase, salvo para proyectos de gran escala, un tamaño de 1 página o 2 carillas. Como ejemplo para el acta de constitución vamos a utilizar la siguiente plantilla:
- Datos generales del proyecto: Incluir los datos básicos, es decir, nombre del proyecto, fecha del documento, y si se precisa, en caso de que trabajemos con muchos proyectos algún dato identificativo adicional, como un número o código identificador del proyecto
- Objetivos del proyecto: Contando con los datos extraídos de un Caso de Negocio, podremos claramente expresar las necesidades del negocio, y la oportunidad o problema que se pretende resolver. En cierto modo aquí lo que tenemos que hacer es justificar el motivo por el cual el proyecto se está llevando a cabo.
- Entregables: Cuando hacemos el project charter, todavía nos encontramos en una fase muy temprana del proyecto, y es posible que todavía no hayamos definido demasiados elementos. Pero si tenemos una idea de proyecto también necesitaremos desgranar en un alto nivel, cuales serán los elementos que deben “entregarse” para par por satisfecho el proyecto. Lo ideal sería incluir junto a estos entregables las fechas para ayudar a establecer una futura línea base.
- Definición del alcance: Aquí se definen cuales son los requisitos mínimos necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto establecidos en el anterior punto. Estos datos aproximativos además ayudarán en gran medida a que no nos desviemos demasiado del objetivo durante todo el proceso (he ahí una de los elementos que hacen tan importante al Project Charter). Es posible utilizar un RFP (Request for proposal o Solicitud de Propuesta) para trabajar en este punto, práctico también en el apartado de la Gestión de las Adquisiciones.
- Hitos del Proyecto: Es importante desglosar un proyecto por hitos especialmente cuando se estima la necesidad de incorporar cobros por su completitud. Si ya se tienen estos hitos prepactados este sería un buen sitio para proponerlos, y en otro caso, esta es una buena oportunidad para plantearlos y desglosarlos. Esto se hace imprescindible, incluso cuando no haya un cobro asociado a los mismos, dado que en gran medida establece la hoja de ruta de alto nivel.
- Suposiciones, Restricciones y Dependencias: Este sería como un punto anexo opcional a todos los anteriores, en el que deben especificar brevemente en que elementos nos hemos basado para llegar a las conclusiones de los puntos anteriores. También servirá para identificar posibles riesgos, limitaciones del entorno, tales como el tiempo, el coste, regulaciones gubernamentales, así como identificar elementos dependientes de, por ejemplo, que suceda un evento par su realización.
- Documentos Relacionados: En ciertos entornos, cuando se opta a la participación en un proyecto, existen ciertos documentos como el RFP, RFQ y el RFI (Request for Proporsal, Quotation, Information, o lo que es lo mismo, Peticiones de Propuestas, Presupuesto e Información), que suelen definir las necesidades del cliente. Estos documentos son generalmente públicos y suelen ser uno de los pilares principales de todo Plan de Gestión de Proyectos. Como vimos en el apartado anterior, esto son entradas de este proceso y por ende, es buena idea adjuntarlos al Project Charter.
- Estructura Organizativa del Proyecto: Finalmente, es una buena idea recopilar los datos de todos los encargados del proyecto, y posibles interesados que puedan incidir directamente sobre este. Aquí podremos indicar el rol y la función que cumplen, así como el nombre y algún dato de contacto como el correo electrónico.
- Finalmente todas las partes implicadas confirman la autorización con la firma correspondiente que valida este documento y permite dar paso al siguiente proceso.